Dile adiós al papel y digitaliza tu vida en 9 pasos

Deshacerse del papel es fácil; cumplir esa promesa al 100% es lo difícil. Llevo casi 15 años sin usar papel, y el truco fue pensar en ello del mismo modo en que pienso en el cuidado de mis dientes: mantenerse organizado es una forma de higiene.

Casi nunca es un trabajo que se haga una sola vez. Piensa en la higiene dental: aprendemos a cepillarnos los dientes dos veces al día, a usar hilo dental una vez al día y a visitar al dentista cada seis meses para detectar problemas antes de que empeoren. Sin embargo, si no sigues ese programa al pie de la letra, aún puedes tener una buena higiene dental. Solo necesitas hacer lo suficiente. Aunque te saltes un par de días de hilo dental o retrases unos meses tu próxima limpieza, tus dientes no se caerán de repente.

Con la higiene, o con cualquier tipo de mantenimiento, no tienes que ser perfecto; solo tienes que ser lo suficientemente bueno.

No usar papel es muy parecido. Quiero compartirte el plan que seguí para eliminar la mayor parte del papel de mi vida. Te ayudará a empezar, pero debes saber desde el principio que no necesitas cumplirlo a rajatabla todos los días. No te estreses si se te olvida un día: mientras adquieras el hábito la mayor parte del tiempo, en un par de meses estarás prácticamente libre de papel.

Los pasos para no morir en el intento…

1|| Decide dónde vas a guardar los papeles digitalizados

Una opción natural es guardarlos en un servicio de almacenamiento en la nube, como Dropbox, iCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive, etc. Al guardarlos en un servicio de almacenamiento en la nube, siempre tienes una copia de seguridad. Si guardas los archivos localmente en tu dispositivo, podrías perderlos todos si tu dispositivo se destruye, se pierde o te lo roban.

2|| Crea una bandeja de entrada

Una bandeja de entrada no es más que una carpeta en la que guardarás por defecto los documentos recién escaneados. Si eres muy organizado, puede que tengas carpetas específicas en las que quieras clasificar cada papel que escanees. Eso está muy bien. Pero, ¿dónde irán los archivos cuando no tengas tiempo de sobra? Si creas una bandeja de entrada, dispondrás de un cajón donde guardar los archivos escaneados hasta que puedas ordenarlos.

3|| Elige una aplicación de escaneado

En este momento, la mayoría de las aplicaciones de escaneado son perfectamente adecuadas para digitalizar papel. Escanear fotos es otra historia y requiere una app especializada o un escáner. Si tu servicio de almacenamiento en la nube tiene una aplicación móvil, lo más probable es que la aplicación tenga un escáner integrado. Utilízalo. Por ejemplo, el que se incluye en la aplicación de Dropbox funciona muy bien. Convierte la cámara de tu teléfono en un escáner, con enfoque automático, detección automática de bordes, herramientas de recorte y todo lo que desearías en un escáner básico.

4|| Escanea solo papeles nuevos

Cada vez que recibas un papel nuevo que puedas escanear, hazlo inmediatamente. Acostúmbrate a hacerlo.

5|| Ponle nombre a tu archivo

Cuando escanees un nuevo papel, cambia el nombre del archivo. Si necesitas ayuda, utiliza esta fórmula AÑO_descripción_detalle (los guiones bajos son opcionales). Digamos que recibí una carta de Hacienda relacionada con mis impuestos de 2025. Cuando la escanee, cambiaré el nombre del archivo a «2025_impuestos_noviembre.PDF». Si tienes más de una carta de Hacienda ese año, añade un mes de dos dígitos al principio del nombre del archivo, por ejemplo: «11_2025_impuestos_cartahacienda.PDF», donde «11» significa noviembre.

6|| Ordena el archivo o guárdalo en la bandeja de entrada

¿Tienes 15 segundos libres? Si es así, ordena inmediatamente el archivo en una carpeta donde puedas encontrarlo fácilmente más tarde. Si no, guárdalo en la bandeja de entrada por defecto que creaste en el paso 2.

7|| Para los documentos que debas conservar, escribe «Escaneado» y la fecha

A veces tenemos que conservar papeles físicos además de tener una copia escaneada. Cuando esto ocurra, escribe «Escaneado» en la parte superior del documento y añade la fecha para que, cuando vuelvas a ver el documento, sepas que ya lo has escaneado. Si es un papel oficial en el que no puedes escribir, basta con una nota adhesiva. Guarda los papeles que debas conservar en una carpeta o archivador.

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8|| Tritura, composta o recicla

Deshazte rápidamente de todos los papeles que no necesites conservar, ya sea triturándolos o reciclándolos.

9|| Cuando estés listo, ocúpate de los papeles atrasados

El último paso, que solo debes dar una vez que te hayas acostumbrado a escanear los nuevos documentos, es empezar a digitalizar los documentos atrasados. Empieza por los documentos más importantes. Deberías tener copias digitalizadas de títulos y escrituras, documentos hipotecarios, los últimos siete años (para ir sobre seguro) de tus declaraciones de la renta, acta de nacimiento, acta de matrimonio, etc. No lo hagas todo a la vez. Concéntrate primero en los papeles más importantes. A mí me gusta hacer este tipo de tareas el día de Año Nuevo, cuando hay tranquilidad y estoy motivada.

Si consideras la digitalización como algo similar a cepillarte los dientes, puedes ser indulgente contigo mismo en esos momentos en que no lo hagas a la perfección. No pasa nada. Mientras lo hagas la mayor parte del tiempo, vas por buen camino.

Artículo originalmente publicado en WIRED. Adaptado por Alondra Flores.